This privacy notice (“Notice”) is issued by Universiti Malaya (collectively “UM”, “our”, “us” or “we”) to you. For the purpose of this Notice, the terms “personal data”, “sensitive personal data” and “processing” shall have the same meaning as prescribed in the Personal Data Protection Act 2010 (“Act”).
Notis privasi ini (“Notis”) dikeluarkan oleh Universiti Malaya (secara kolektif “UM” atau “kami”) kepada anda. Untuk tujuan Notis ini, terma-terma “data peribadi”, “data peribadi sensitif” dan “pemprosesan” mempunyai maksud yang sama seperti yang ditakrif dalam Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”).
1. This Notice serves to inform you that your personal data is being processed by us or on our behalf and you agree to the processing of your personal data in accordance with this Notice.
Notis ini bertujuan untuk memaklumkan anda bahawa data peribadi anda sedang diproses oleh, atau bagi pihak kami dan anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda mengikut Notis ini.
2. We may collect a variety of personal data (including sensitive personal data) from you from time to time including but not limited to name, date of birth, age, Malaysian Identification Card number, passport number or such other personal identification number, copies of any identification card or passport, nationality, race, gender, religion, health condition and information, e-mail address, address, contact number, photographs, CCTV images and footages, bank account details, academic records, family information, emergency contact details, details of your references, results of background checks (if any), other personal data which is submitted or made available by you to us from time to time and all other personal data we again collect from you on any subsequent occasion.
Kami mungkin mengumpul pelbagai data peribadi (termasuk data peribadi sensitif) daripada anda dari semasa ke semasa termasuk tetapi tidak terhad kepada nama, tarikh lahir, umur, nombor Kad Pengenalan Malaysia, nombor pasport atau nombor pengenalan peribadi lain, salinan kad pengenalan atau pasport, kewarganegaraan, bangsa, jantina, agama, maklumat dan keadaan kesihatan, alamat emel, alamat, nombor telefon, gambar, imej dan rakaman CCTV, maklumat akaun bank, rekod akademik, maklumat keluarga, maklumat hubungan kecemasan, maklumat mengenai rujukan anda, hasil pemeriksaan latar belakang (jika ada), data peribadi lain yang dihantar atau dikemukakan oleh anda kepada kami dari semasa ke semasa dan semua data peribadi lain kami sekali lagi kumpul daripada anda pada bila-bila masa kemudiannya.
3. Your personal data is being or is to be collected and further processed for the following purposes (where relevant):
Data peribadi anda sedang atau akan dikumpulkan dan diproses selanjutnya untuk maksud-maksud berikut (jika relevan):
(a) performing pre-contractual activities and our contractual obligations with you and ensuring the performance by you of your pre-contractual activities and contractual obligations to us;
melaksanakan aktiviti pra-kontrak dan obligasi kontrak kami dengan anda dan memastikan anda melaksanakan aktiviti pra-kontrak dan obligasi kontrak anda kepada kami;
(b) evaluating your application as a student in UM, including without limitation assessing and processing your application, conducting interviews and performing necessary background checks;
menilai permohonan anda sebagai pelajar di UM, termasuk tanpa had menilai dan memproses permohonan anda, menjalankan temu duga dan melakukan pemeriksaan latarbelakang yang diperlukan;
(c) enrolling you as a student in UM, including without limitation, processing your application for admission and providing educational materials to you (including materials and information on undergraduate and graduate courses);
mendaftarkan anda sebagai pelajar di UM, termasuk tanpa had, memproses permohonan kemasukan anda dan menyediakan bahan pendidikan kepada anda (termasuk bahan dan maklumat mengenai kursus sarjana muda dan siswazah);
(d) administering and/or managing your relationship with UM;
mentadbir dan/atau mengurus hubungan anda dengan UM;
(e) internal administration and management purposes, including without limitation for purposes related to data storage, student’s directory or database;
maksud-maksud pentadbiran dan pengurusan dalaman, termasuk tanpa had untuk maksudmaksud yang berkaitan dengan penyimpanan data, direktori atau pangkalan data pelajar;
(f) administration and processing of your visas, scholarships, financial aid, placements, internships and/or other programmes/events;
pentadbiran dan pemprosesan visa, biasiswa, bantuan kewangan, penempatan, latihan amali anda dan/atau program/acara lain;
(g) providing support and/or assistance in relation to health, safety and general well-being of yourself and others;
memberikan sokongan dan/atau bantuan berhubung dengan kesihatan, keselamatan dan kesejahteraan umum anda dan orang lain;
(h) inviting you to participate in our surveys, events, contests, tournaments, competitions, programmes and other activities organised or sponsored by us or on our behalf (“Events”);
menjemput anda untuk menyertai/mengambil bahagian dalam tinjauan, acara, pertandingan, kejohanan, persaingan, program dan aktiviti lain yang dianjurkan atau ditaja oleh, atau bagi pihak kami (“Acara”);
(i) advertising and providing you with information relating to our Events, including without limitation sending you e-newsletters and promotional marketing materials;
mengiklankan dan memberi anda maklumat yang berkaitan dengan Acara kami, termasuk tanpa had kepada menghantar surat berita elektronik dan bahan pemasaran promosi;
(j) business development purposes, market surveys/research and trend analysis such as evaluating the effectiveness of our marketing or advertising content, statistics compilation, reporting, audit, compliance, risk management and assessment, data analytics to improve our services and for the purpose of assisting us in any future dealings with you;
maksud pembangunan perniagaan, tinjauan/penyelidikan pasaran dan analisis trend seperti menilai keberkesanan kandungan pemasaran atau pengiklanan kami, kompilasi statistik, pelaporan, audit, pematuhan, pengurusan dan penilaian risiko, analisis data untuk menambahbaik perkhidmatan kami dan untuk tujuan membantu kami dalam sebarang urusan dengan anda di masa hadapan;
(k) allowing you to access any online platforms or sites owned, operated or managed by us or on our behalf (“Platform”);
membolehkan anda mengakses mana-mana platform dalam talian atau laman web yang dimiliki, dikendalikan atau diuruskan oleh kami atau bagi pihak kami (“Platform”);
(l) granting you access to any relevant premises/facilities, including without limitation the premises/facilities owned, operated or managed by us or on our behalf (“Our Premises”);
memberikan anda akses kepada mana-mana premis/kemudahan yang berkaitan, termasuk tanpa had premis/kemudahan yang dimiliki, dikendalikan atau diuruskan oleh kami atau bagi pihak kami (“Premis Kami”);
(m) communicating with you, dealing with your inquiries or complaints and resolving any issues/disputes;
berkomunikasi dengan anda, menangani pertanyaan atau aduan anda dan menyelesaikan sebarang isu/pertikaian;
(n) enforcing our rights and obtaining professional advice;
menguatkuasakan hak-hak kami dan mendapatkan nasihat profesional;
(o) the operation, management, enhancement and/or maintenance of our system and Our Premises;
operasi, pengurusan, penambahbaikan dan/atau penyelenggaraan sistem dan Premis Kami;
(p) publishing photographs or video footages of you, which are captured during your participation in any of our Events, or at Our Premises;
menerbitkan gambar dan rakaman video anda, yang ditangkap semasa penyertaan anda dalam mana-mana Acara kami, atau di Premis Kami;
(q) contacting your next of kin or emergency contact person in case of an emergency;
menghubungi waris terdekat anda atau orang hubungan kecemasan sekiranya berlaku kecemasan;
(r) providing information regarding your academic progress, including your academic results, to your sponsors;
memberikan maklumat mengenai kemajuan akademik anda, termasuk keputusan akademik anda, kepada penaja anda;
(s) preventing or investigating any misconduct, fraud, illegal or criminal activities;
mencegah atau menyiasat sebarang salah laku, penipuan, aktiviti haram atau jenayah;
(t) complying with any legal or regulatory requirements and/or directions and instructions from any law enforcement officer or governmental and regulatory bodies, ministries, statutory boards or other similar authorities, (including but not limited to Ministry of Higher Education); and/or
mematuhi apa-apa kehendak undang-undang atau kawal selia dan/atau arahan dan permintaan daripada pegawai penguatkuasa undang-undang atau badan kerajaan dan pihak berkuasa pengawalseliaan, kementerian, lembaga berkanun atau pihak berkuasa lain yang serupa (termasuk tetapi tidak terhad kepada Kementerian Pengajian Tinggi); dan/atau
(u) such other purposes authorised by you or directly related or ancillary to the foregoing.
maksud-maksud lain yang dibenarkan oleh anda atau berhubungan secara langsung atau sampingan dengan yang tersebut di atas.
(collectively, the “Purposes”).
(secara kolektif, “Maksud”).
4. Your personal data is being or is to be collected from a variety of sources, including without limitation:
Data peribadi anda sedang atau akan dikumpulkan daripada pelbagai sumber, termasuk tanpa had:
(a) from the forms submitted or filled in by you or on your behalf to us (including without limitation student application form);
daripada borang yang diserahkan atau diisi oleh anda atau bagi pihak anda kepada kami (termasuk tanpa had kepada borang permohonan pelajar);
(b)from information obtained during your interview with us;
daripada maklumat yang kami perolehi semasa temuduga anda dengan kami;
(c)from your referees;
daripada referi anda;
(d)from healthcare service providers or professionals and medical certificates/records;
daripada pembekal perkhidmatan atau profesional jagaan kesihatan dan sijil/rekod perubatan;
(e)when you visit Our Premises in person;
apabila anda melawat Premis Kami;
(f)via our Platform and/or the cookies;
melalui Platform anda dan/atau kuki;
(g)from any information or document submitted or provided by you to us for any of the Purposes (such as your identification card or passport);
daripada mana-mana maklumat atau dokumen yang diserahkan atau diberikan oleh anda kepada kami untuk mana-mana Maksud tersebut (seperti kad pengenalan atau pasport anda);
(h)from partner organisations involved in joint/exchange programmes and placements;
daripada organisasi rakan kongsi yang terlibat dalam program bersama/pertukaran dan penempatan;
(i)when you contact us through various methods such as telephone calls, emails and/or the Platform;
apabila anda menghubungi kami melalui pelbagai kaedah seperti panggilan telefon, e-mel dan/atau Platform;
(j)from CCTV;
daripada CCTV;
(k)from any third parties (including without limitation background check agencies, regulatory and law enforcement authorities and other third party sources); and/or
daripada mana-mana pihak ketiga (termasuk tanpa had kepada agensi semakan latarbelakang, pihak pengawalseliaan berkuasa dan penguatkuasa undang-undang dan sumber pihak ketiga yang lain); dan/atau
(l)from all other communications between you and us and all other information that you may provide to us from time to time.
from all other communications between you and us and all other information that you may provide to us from time to time.
5. You have the right to request access to and to request correction of your personal data subject to the following and subject to provisions of the Act:
Anda berhak untuk meminta akses kepada dan meminta pembetulan terhadap data peribadi anda tertakluk kepada peruntukan berikut dan peruntukan Akta tersebut:
(a) you may, upon payment of a prescribed fee, make a data access request or a data correction request in writing to us; and
anda boleh, apabila membayar fi yang ditetapkan, membuat permintaan mengakses data atau permintaan pembetulan data secara bertulis kepada kami; dan
(b) we may refuse to comply with your data access request or a data correction request and shall, by notice in writing, inform you of our refusal and the reasons of our refusal.
kami boleh enggan mematuhi permintaan mengakses data atau permintaan pembetulan data daripada anda dan hendaklah, melalui notis bertulis, memaklumkan anda mengenai keengganan tersebut dan sebab-sebab bagi keengganan tersebut.6. You may, by sending us a written notice: (a) limit the processing of your personal data or request us to cease or not begin processing your personal data for purposes of direct marketing; and/or (b) withdraw your consent previously given to us (in full or in part) to the processing of your personal data, subject to any applicable legal restrictions and a reasonable duration of time for the withdrawal of consent to be effected. If you limit the processing or withdraw your consent to any or all use of your personal data, it may result in: (i) us being unable to continue to administer any arrangement or contractual relationship in place between you and us; (ii) us being unable to (continue to) perform any of our contractual obligations to you (if any); (iii) us being unable to process your personal data for any of the Purposes; and/or (iv) the termination of any arrangements/agreements/contracts between you and us, without any liability on our part ("Consequences”).
Anda boleh, dengan menghantar notis bertulis kepada kami: (a) menghadkan pemprosesan data peribadi anda atau meminta kami berhenti memproses atau tidak memulakan pemprosesan data peribadi anda untuk tujuan pemasaran langsung; dan atau (b) menarik balik persetujuan anda yang telah diberikan kepada kami (sepenuhnya atau sebahagiannya) untuk memproses data peribadi anda, 4 tertakluk kepada apa-apa sekatan undang-undang dan tempoh masa yang munasabah untuk perlaksanaan penarikan balik persetujuan tersebut. Jika anda menghadkan pemprosesan atau menarik balik persetujuan anda kepada apa-apa atau semua penggunaan data peribadi anda, ia akan menyebabkan: (i) kami tidak dapat terus mentadbir sebarang pengaturan atau hubungan kontraktual antara anda dan kami; (ii) kami tidak dapat (terus) melaksanakan mana-mana obligasi kontraktual kami kepada anda (jika ada); (iii) kami tidak dapat memproses data peribadi anda untuk mana-mana Maksud tersebut; dan/atau (iv) penamatan sebarang pengaturan/perjanjian/ kontrak antara anda dan kami, tanpa sebarang tanggungjawab daripada pihak kami (“Konsekuensi”).
7. You may contact us for any inquiries or complaints regarding your personal data through our helpdesk at helpdesk.um.edu.my
Anda boleh menghubungi kami bagi sebarang pertanyaan atau aduan berkaitan data peribadi anda melalui helpdesk di helpdesk.um.edu.my
8. We may disclose/transfer your personal data to the following third parties (who may be located within or outside Malaysia):
Kami akan menzahirkan/memindahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga (yang mungkin berada di dalam atau di luar Malaysia) berikut:
(a) our related corporations, affiliates, subsidiaries and/or our group of companies;
perbadanan-perbadanan berkaitan kami dan/atau syarikat-syarikat subsidiari, bersekutu dan/atau kumpulan syarikat kami;
(b) our business partners, contractors and service providers, including without limitation our data centre service providers, storage facility and records management service providers, cloud service providers, telecommunications and information technology service providers;
rakan-rakan perniagaan, kontraktor dan pembekal perkhidmatan kami, termasuk tanpa had kepada pembekal perkhidmatan pusat data kami, pembekal kemudahan penyimpanan dan pengurusan rekod, pembekal perkhidmatan awan, pembekal perkhidmatan telekomunikasi dan teknologi maklumat;
(c) healthcare service providers or professionals, clinics and/or hospital;
pembekal perkhidmatan atau profesional jagaan kesihatan, klinik dan/atau hospital;
(d) background check agencies;
agensi semakan latarbelakang;
(e) our financial and other professional advisors including but not limited to auditors, accountants and lawyers (on a need-to-know basis);
penasihat kewangan atau profesional kami termasuk tetapi tidak terhad kepada juruaudit, akauntan dan peguam (dasar keperluan untuk mengetahui);
(f) banks and insurance companies;
bank dan syarikat insurans;
(g) law enforcement officers, governmental (including without limitation semi and quasi-governmental) departments and/or agencies, regulatory and/or statutory bodies, ministries, statutory boards or other similar authorities, including but not limited to Ministry of Higher Education;
pegawai penguatkuasa undang-undang, jabatan dan/atau agensi kerajaan (termasuk tanpa had jabatan separa dan kuasi kerajaan) dan pihak berkuasa pengawalseliaan dan/atau badan berkanun, kementerian, lembaga berkanun atau pihak berkuasa lain yang serupa, termasuk tetapi tidak terhad kepada Kementerian Pengajian Tinggi;
(h) such third party as requested for or authorised by you;
mana-mana pihak ketiga yang diminta atau dibenarkan oleh anda;
(i) your sponsors (including your parents/legal guardians), your next of kin and/or emergency contact person (in case of emergency) as may be notified to us from time to time;
penaja anda (termasuk ibu bapa/penjaga yang sah anda), waris yang terdekat anda dan/atau orang hubungan (bagi keadaan kecemasan) yang diberitahu kepada kami dari semasa ke semasa;
(j) safety and security personnel;
safety and security personnel;
(k) our actual or potential assignee, assignor, transferee, transferor, acquirer or acquiree in respect of our rights, interests and properties;
penerima hak, penyerah hak, penerima pindah milik, pemberi pindah milik, pemeroleh atau pihak yang diperolehi, yang sebenar atau berpotensi berkenaan dengan hak, kepentingan dan harta kami;
(l) other third parties for any of the Purposes.
pihak ketiga lain untuk mana-mana Maksud tersebut.
9. We may require your assistance if the personal data relating to other persons is required to process your personal data for the Purposes and you hereby agree to use your best endeavors to assist us when required.
Kami mungkin memerlukan bantuan anda jika data peribadi berhubungan dengan orang lain adalah diperlukan untuk memproses data peribadi anda untuk Maksud tersebut dan anda dengan ini bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda untuk membantu kami apabila diperlukan.
10. In the event that personal data of any third party is supplied by you to us, you shall ensure that such third party has read this Notice and consented to us collecting his/her personal data for any of the Purposes prior to the supply of his/her personal data to us.
Jika data peribadi pihak ketiga telah diberikan oleh anda kepada kami, anda hendaklah memastikan bahawa pihak ketiga tersebut telah membaca Notis ini dan bersetuju dengan pemprosesan data peribadinya untuk mana-mana Maksud tersebut sebelum memberikan data peribadinya kepada kami.
11. Where another person is providing/submitting any of your personal data to us, you agree that you have authorised the disclosure of your personal data to us and consented to the processing of your personal data by us in accordance with this Notice.
Jika orang lain memberikan/mengemukakan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju bahawa anda telah memberi kebenaran untuk pemberian/pengemukaan data peribadi anda dan anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda oleh kami selaras dengan Notis ini.
12. It is obligatory that you supply us the personal data specified in our forms. If you fail to supply us with any of the said personal data, it may result in any of the Consequences (as specified in paragraph 6 above).
Ia adalah wajib untuk anda memberikan kepada kami data peribadi yang dinyatakan dalam borang kami. Jika anda tidak memberikan kami mana-mana data peribadi tersebut, ia akan mengakibatkan manamana Konsekuensi (seperti yang dinyatakan dalam perenggan 6 di atas).
13. We may, where necessary, transfer your personal data to a place outside of Malaysia and you hereby consent to the transfer.
Kami boleh, jika perlu, memindahkan data peribadi anda ke tempat di luar Malaysia dan anda dengan ini bersetuju terhadap pemindahan tersebut.
14. You are responsible for ensuring that the information you provide to us is accurate, complete, not misleading and kept up to date.
Anda bertanggungjawab untuk memastikan bahawa maklumat yang anda berikan kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini.
15. We may update and amend this Notice from time to time. We will notify you of any amendments to this Notice via notices on our Platform, through email or other appropriate means. Any such amendments will be effective upon such notification. By continuing your engagement with us or continuing with your application process after the issuance of such amendment notice, you will be considered as having agreed to this Notice (as amended and updated).
Kami mungkin mengemaskini dan meminda Notis ini dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan anda apa-apa pemindaan kepada Notis ini melalui notis di Platform kami, melalui e-mel atau cara-cara lain yang sesuai. Apa-apa pemindaan kepada Notis ini akan berkuatkuasa setelah pemakluman tersebut. Dengan meneruskan penglibatan anda dengan kami atau melanjutkan proses permohonan anda setelah penerbitan atau pengeluaran pemakluman mengenai pindaan kepada Notis ini, anda akan dianggap telah bersetuju dengan Notis ini (yang telah dipinda dan dikemaskini).
16. In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail over the Bahasa Malaysia version.
Sekiranya terdapat apa-apa ketidak-konsistenan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan mengatasi versi Bahasa Malaysia.
